Administratorul care-ți bate la ușă să-ți spună că nu ai plătit întreținerea, o specie pe cale de dispariție?
Când îl întrebi care este avantajul unei soluții IT pentru administrarea unei clădiri, Iulian Motoi, managing partner în cadrul companiei Elian Solutions, spune că în primul rând economia de timp. Iulian Motoi vorbește din experiență: compania sa a implementat o astfel de soluție într-un ansamblu mixt office-producție, situat în București. ”Implementarea înzona spațiilor de închiriat a venit oarecum adițional, Când am semnat contractul, ne-am dus către zona de producție , însă clienții au venit cu această propunere. Nu a fost o implementtare de durată, a fost o perioadă de analiză de o săptămână, apoi, peste o lună și jumătate, soluția era live”, explică el.
Concret, soluția IT permite evidența unor spații într-o bază de date, identificate codificat și conform caracteristicilor fizice, de pildă suprafața. ”Spațiile respective sunt asociate unor contracte de închireire. Aceste contracte de închiriere au elemente de identificare – data de început, data de sfârșit, notificări atunci când se apropie expirarea contractului – și există câteva proceduri care permit facturarea recurentă a chiriei, în lei sau valută la cursul din data emiterii facturii, permit refacturarea utilităților, o procedură automată, precum și o evidență a cheltuielilor și a veniturilor pe cemtre de venit și cost, această parte fiind configurabilă”, explică Iulian Motoi.
Concret, în locul unor tabele, acum proprietarii spațiului au la dispoziție o bază de date centraliztă, cu ajutorul căreia pot urmări mult mai ușor ce venituri și ce cheltuieli au. Și pentru chiriași este mai ușor, pentru că toate facturile (utilități, cheltuielile cu serviciile de pază, curățenie etc) sunt clare. ”Avem, în baza de date, evidența contoarelor de energie, fiecare spațiu are contoarul propriu și există un proces în care oameni ide la administrație au evidența citirilor pe niște dispozitive pe care există numărul contorului asociat pe un anume contract de închiriere, indexul vechi și indexul nou. Informația se transferă către sistem și după aceea noi refacturăm pe baza citirilor”, detaliază Iulian Motoi.
Soluția este pretabilă și ansamblurilor rezidențiale, spune managing partner-ul Elian Solutions. ”Este o soluție pe care noi ne dorim să o promovăm, iar feedback-ul este bun pe partea de timp petrecut în administrarea activității, noi ne-am gândit că este o soluție bună în zona de administrarea a spațiilor și de închiriere. Considerăm că se pliază pe orice complex care care această activitate, este extrem de parametrizabilă și nu văd piedici majore în a transfera această soluție, cu câteva modificiări, către orice altă firmă care are acest obiect de activitate”, explică Iulian Motoi.
